Depuis 1971, le courrier électronique a bien évolué dans ses utilisations. En effet, s'il n'a pas beaucoup bougé sur le principe, c'est-à-dire permettre la correspondance entre 2 ou n personnes, il a cependant pris de l'embonpoint en embarquant de fait la gestion de différents formats, dont le HTML. On doit cette avancée à l'apparition de MIME[MIME]. Quelques farfelus tentent d'ailleurs d'étendre le principe du mail - que l'on peut considérer comme une carte postale - à celui d'un contenu privé et authentifié. Nous allons tâcher d'aborder la bonne gestion de la correspondance au format numérique, en mettant toutefois l'accent sur les formes à mettre pour avoir une correspondance claire et lisible par tous.
Le Mail User Agent (MUA) est le logiciel (ou l'interface web) qui permet d'envoyer et de recevoir des mails. Pour ne citer que quelques logiciels : Sylpheed-Claws[SYL], Evolution[GEV], KMail[KM], Mutt[MUT], Outlook[OL]. Pour faire de même avec les services web : Horde/IMP[HI], !SqWebMail[QM], et des mails propriétaires (Yahoo, Gmail, Hotmail, La Poste...). Je ne peux que vous encourager à ne choisir que des services qui soient libres, ne serait-ce que pour ne pas récupérer de la publicité à la fin de vos messages chaque fois que vous envoyez un mail. Ci-dessous, quelques-uns des "ajouts" sympathiques dont vous pouvez être gratifié si vous utilisez un service propriétaire et commercial :
Windows Live Messenger : venez tester la version bêta ! http://www.ideas.live.com/programpage.aspx?versionId
Yahoo! Mail réinvente le mail ! Découvrez le nouveau Yahoo! Mail et son interface révolutionnaire. http://fr.mail.yahoo.com
Accédez au courrier électronique de La Poste : www.laposte.net 3615 LAPOSTENET (0,34 eur/mn)
Ces services sont en général gratuits et se rétribuent en échange en vous affichant des bannières de publicité sur votre écran et en ajoutant ces petites indélicatesses à chacun des mails que vous composez. Cela est ennuyeux pour vous, mais d'autant plus pour vos correspondants qui n'ont pas à souffrir de la publicité.
Si ces petites tracasseries peuvent être gérées en trouvant un nouveau fournisseur de courrier électronique, il y a un point qui peut être encore plus facilement mis à bas. Ne rédigez pas de courriel au format HTML ! L'écriture dans toutes les couleurs, avec des tailles différentes et plein de bonshommes qui sourient est formidable si vous écrivez à votre fille de quatre ans, mais n'a absolument rien à faire à l'intérieur de messages professionnels. De même, si vous utilisez du HTML alors que vos correspondants n'acceptent que le format texte, il y a fort à parier que votre réponse leur paraîtra peu lisible. Nous allons voir quelques exemples dans la section suivante.
Toujours au sein de votre outil de mail, n'hésitez pas à user et à abuser de votre correcteur orthographique : une correspondance soignée vous vaudra bien mieux que des bonshommes qui sourient.
Pour finir, si vous le pouvez, configurez un retour à la ligne automatique à 80 caractères. Cela permet de ne pas passer son temps à lire de longues lignes, ce qui est fort fastidieux.
La correspondance pourrait sembler naturelle à tout un chacun ; il n'en est rien, c'est un mythe. Nombreux sont les mails qui s'échangent sur Internet à longueur de journée, et peu sont formatés correctement. Afin de comprendre ce qu'il sied de faire, il est nécessaire de comprendre ce qui s'expose à nous.
Un en-tête(1) simplifié :Date: Mon, 26 Jun 2006 09:03:00 +0200 De: bob@legrattoir.com À: marie@(NOSPAM).org Objet: Merci
Le champ Date: est important pour le suivi des messages. Chaque message est classé sur ce critère. Ainsi, si votre ordinateur n'est pas à l'heure - pis, en retard - vos mails risquent d'apparaître en queue des messages de vos correspondants, ce qui les obligera à chercher les vôtres parmi leurs nombreux messages. Ce n'est certes pas catastrophique, mais si tout le monde faisait pareil, aucun classement sur ce critère ne serait possible. Veillez donc à régler l'heure quotidiennement sur vos ordinateurs [NTP].
L'expéditeur est identifié par la formule De: : c'est également la personne qu'il faudra citer dans la réponse de votre courriel. Le champ A: définit si vous êtes le destinataire. On entend par là que le destinataire peut-être une personne, mais également une liste de discussion. Dans ce cas, le comportement à adopter pour répondre pourra être différent selon que l'on réponde en privé ou directement sur la liste, mais uniquement sur le fond. L'Objet:, quant à lui, donnera une indication sur le contenu du mail pour le suivi des réponses. Il est donc important de ne jamais modifier un objet, sauf dans un but d'obsolescence. Dans le cas contraire, vos interlocuteurs ne sauront pas si vous répondez au fil de discussion ou si vous introduisez un nouveau sujet.
Voici l'exemple d'un mail reçu auquel nous allons répondre en essayant de montrer ce qu'il ne faut pas faire et ce qu'il convient de faire :
Date: Mon, 26 Jun 2006 09:03:00 +0200 De: bob@legrattoir.com À: marie@(NOSPAM).org Objet: Merci Merci pour le gâteau au chocolat, il était fort délicieux. J'espère que nous aurons la possibilité d'en partager un autre la semaine prochaine. Cette fois-ci, je le ferai à la vanille. Bob
Une mauvaise réponse pourrait être comme ceci :
> Bob a écrit : De rien, ce fut un plaisir et un honneur. Ce sera avec une grande joie ! A la semaine prochaine ! Marie >Merci pour le gâteau au chocolat, il était fort délicieux. >J'espère que nous aurons la possibilité d'en partager un >autre la semaine prochaine. Cette fois-ci, je le ferai à la >vanille. >Bob
Ici, Marie répond à Bob en laissant l'intégralité du message de ce dernier. Si un troisième correspondant vient à répondre, vous voyez vite quelle tournure prendra le dialogue. De plus, bien que "Bob" soit précédé par un supérieur ">", on pourrait ne pas savoir qui signe le message, si c'est Bob ou Marie. Il est important de ne laisser aucun doute au correspondant quant à l'auteur du message et des propos tenus. Une bonne réponse aurait pu avoir cette forme :
>Bob a écrit : >Merci pour le gâteau au chocolat, il était fort délicieux. De rien, ce fut un plaisir et un honneur. >J'espère que nous aurons la possibilité d'en partager un >autre la semaine prochaine. Cette fois-ci, je le ferai à la >vanille. Ce sera avec une grande joie ! A la semaine prochaine ! Marie
Cette réponse est dite inline puisque l'on répond à l'intérieur du message précédent. Il est à noter que le signe ">" précède chacune des lignes du message de bob. Ainsi, on peut facilement différencier les réponses de Marie du discours de Bob. Pour plus de visibilité, on constatera également qu'il y a une ligne vide entre chaque paragraphe de Bob et la réponse de Marie. Cela permet de bien distinguer ce que disent l'un et l'autre.
Maintenant que nous avons vu un échange correct entre deux personnes, voyons comment cela se passe si l'on introduit un acteur supplémentaire.
J'aime pa la vanyllhe. Cemel >Marie a écrit : > >De rien, ce fut un plaisir et un honneur. >Ce sera avec une grande joie ! A la semaine prochaine ! > >Marie > >>Bob a écrit : >> >>Merci pour le gâteau au chocolat, il était fort délicieux. >>J'espère que nous aurons la possibilité d'en partager un >>autre la semaine prochaine. Cette fois-ci, je le ferai à la >>vanille. > >>Bob
Ici, l'individu Cemel est invité au discours et plutôt que de répondre correctement, il laisse l'intégralité des échanges précédents pour y ajouter son avis. Outre l'orthographe qui souligne la nécessité de l'usage d'un correcteur, on constate que l'on peut remonter l'échange dans l'ordre inverse de son déroulement et que cela n'a rien ni d'amusant, ni d'intéressant. On remarque également qu'un ">" a été ajouté à chaque ligne du mail auquel Cemel répond. Sachant qu'il ne reprend qu'une partie du mail, pourquoi en laisser l'intégralité ? Voici une réponse adaptée qui aurait dû être adoptée :
> Bob a écrit : >J'espère que nous aurons la possibilité d'en partager un >autre la semaine prochaine. Cette fois-ci, je le ferai à la >vanille. J'aime pas la vanille. Cemel
On constate maintenant que le message de Marie a disparu et qu'une partie du message de Bob a été tronqué. C'est normal ! Cemel ne reprend que le contexte intéressant pour pouvoir le citer afin que la réponse ne tombe pas comme un cheveux sur la soupe. Attention, n'en profitez pas pour sortir une partie du message de votre correspondant pour le rendre hors contexte...
Tout en haut du message, on note également la présence de l'expéditeur originel du courriel, ce qui permet une compréhension encore plus aisée. Pour terminer, le correcteur orthographique a fait une grande œuvre !
Il peut vous arriver, pour une raison ou une autre de devoir vous absenter un long moment (une semaine représente un long moment) et que vous soyez tenté de mettre un message d'absence. Dans ce cas, vérifiez que le robot qui se chargera de cette notification ne répondra ni aux listes de discussion, ni aux messages d'erreurs (boîtes pleines, correspondant absent etc.). Dans le premier cas, vous passeriez pour quelqu'un qui ne maîtrise pas l'outil et dans le deuxième, vous pourriez provoquer une congestion des serveurs de mails, congestion qui vous sera imputée dès votre retour de vacances, cela va de soi.
Lorsque l'on répond sur une liste de discussion, il faut faire attention au moment de la rédaction de la réponse, certains champs pouvant être positionnés pour répondre directement à l'auteur du message, au lieu de la liste et inversement. C'est fort désagréable de voir un message privé devenir public et inversement. Prêtez donc attention à la chose !
Vous avez tous un oncle qui adore vous envoyer des vidéos, des images, des diaporamas hyper marrants à base de chat. Bref, quelqu'un qui n'a pas compris que votre boîte aux lettres électronique n'est pas là pour assurer un stockage de masse et qui ne connaît pas encore les services d'échange ni même l'informatique dans les nuages (ok, la confidentialité est un autre point, mais ce n'est pas notre propos ici). Lorsque vous envoyez un mail aujourd'hui, celui-ci peut faire en moyenne une cinquantaine de kilos octet lorsqu'il est bien dense. Cela change bien d'un mail de 3Mo. Pendant longtemps, les gens se sont moqués de cette bonne pratique, ce qui a permis aux entreprises de matériel de vendre de nombreux périphériques de stockage et de faire de fortune, puis, lorsque l'oasis a commencé à s'assécher, à créer les technologie de déduplication. Toujours est-il qu'avec l'apparition de la communication 3G et son débit limité, recevoir des mails volumineux est toujours une gageure et que l'on préfère ne pas ouvrir les mails de tonton. Lorsque vous souhaitez émettre un message avec une pièce jointe, déposez là sur un serveur (ftp, p2p, http...) et mettez un lien à l'intérieur de votre mail, votre correspondant ne vous en sera que plus ravi de vous lire et vous remerciera de vos efforts.
Nous le disions au début de cet article, les courriels peuvent être considérés comme des cartes postales, c'est à dire que tout le monde sur la chaîne de distribution peut les lire. Au-delà de cela, n'importe qui peut écrire à votre place.
Pour résoudre ces deux problèmes, il faut donc employer la signature électronique. Nous n'aborderons pas ici l'aspect technique, si ce n'est qu'il y a deux grandes familles aujourd'hui, qui permettent à la fois de vous authentifier et/ou d'insérer de la confidentialité dans vos échanges, il s'agit de OpenGPG[GPG] et S/MIME. Si vous utilisez correctement une de ces technologies, la première étant la plus répandue, votre courrier retrouvera son enveloppe de noblesse.